• 石川県金沢市のIT企業

 

この記事では、Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)を使ったWeb会議のやり方を詳しく紹介していきます。

 

Microsoft Teamsを使った導入事例はこちらをご覧ください。

 

Teamsを起動

まずはTeamsを起動します。ブラウザを立ち上げてOffice365のページにアクセスします。サインイン画面が表示されるので以下の手順の通りに進めていきます。

  1. アカウントを入力します。有料ライセンスを持つユーザでログインします。(図1)
  2. パスワードを入力します。(図2)
  3. Office365のホームが表示されます。この中からTeamsを選んでクリックします。(図3)
  4. ここではWebアプリを使用をクリックします。Windowsアプリを選ばないように注意してください。これでTeamsが起動します。(図4)

チームを作成

つぎにチームを作成します。起動させたTeamsの画面から以下の手順の通りに進めることでチームが作成されます。

  1. 画面下の歯車マークをクリックします。(マウスカーソルを置くと「チームを管理」と表示されます。)(図1)
  2. 右上のチームを作成をクリックします。(図2)
  3. 初めからチームを作成するを選びます。(図3)
  4. チームの種類はパブリックにします。(図4)
  5. チーム名を決めます。自分の好きなように決められます。今回は「Web会議チーム」と名付けました。(図5)
  6. しばらく待ちます。(図6)
  7. チームにメンバーを追加するか聞かれます。今回はスキップします。このタイミングでWeb会議のメンバーがわかっているのであれば、メンバーを追加することができます。ちなみに、いままさにこのチームを作成したユーザ(Teamsを起動するときにサインインしたユーザ)は既にこのチームのメンバーになっています。(図7)

チームにメンバーを追加

チームができあがりました。つぎはチームにメンバーを追加します。ここで追加するメンバーはWeb会議の相手になります。なお、Teamsでは1対1に限らず複数人でのWeb会議を行うこともできます。また、Microsoftのアカウントだけでなく、Microsoft以外のアカウントでもメールアドレスさえわかれば、メンバーとしてチームに追加できます。つまり、gmailやyahooのアカウントでもメンバーになれるということになります。今回はgmailのアカウントでメンバーになってみます。

  1. 「Web会議チーム」を選択して右クリックもしくは…をクリックして、メンバーを追加をクリックします。(図1)
  2. 追加したいメンバーを入力して追加をクリックします。(図2)
  3. メンバーが追加されました。入力エリアの下に追加されたメンバーが表示されます。今回はgmailのアカウントのユーザをメンバーにしました。(@gmail.comになっています。)(図3)

追加されたメンバーのTeams起動

追加されたメンバーにはメールが届きます。メールの内容はTeamsのURLです。(今回だと「Web会議チーム」 )このURLにアクセスすることでTeamsを起動できます。
ただし、Microsoftアカウントの作成など初回だけ必要になる操作があります。
初回だけ必要になる操作を以下に書き出します。

初回だけ必要になる操作

これらは初回だけ必要なので次からWeb会議をする時は必要ありません。

※さらに詳しく
ここで言っている初回というのはチームごとに初回だけということになります。 つまり「Web会議チーム」以外のチームでWeb会議を行う時は同様の操作が必要になります。

①Microsoftアカウントの作成 ※これは追加されたメンバーがMicrosoftアカウント以外の時だけ必要になります(gmailアカウントなど)
・パスワードの作成 ※次回からのWeb会議で必要
・メールアドレスの確認
・認証(実在する方がこのアカウントを作成したことを確認)

②アクセス許可の確認

初回だけ必要になる操作が終わればTeamsを起動できます。Teamsの起動方法には2種類あってWindowsアプリを使うものとWebアプリを使うものがあります。今回はWebアプリを使って起動します。

  1. 追加されたメンバーにメールが届きます。(図1)
  2. Microsoftアカウントの作成
    1. アカウントの作成画面が表示されます。次へをクリックします。(図2-1)
    2. パスワードを作成します。このパスワードは次回からWeb会議をするときに入力を求められます。忘れないようにしましょう。(図2-2)
    3. メールの確認ということで使っているメールアドレスにメールが届くかを確認されます。(図2-3)
    4. メールの確認で届いたメールになります。届いたメールにはセキュリティコードが記載されています。3.メールの確認画面のコードの入力にこのセキュリティコードを入力して次へをクリックしてください。(図2-4)
    5. アカウントの作成が実在する人が作成したか確認されます。画面の指示に従い、表示されている文字を入力して次へをクリックします。(図2-5)
  3. アクセス許可の確認になります。承諾をクリックします。(図3)
  4. Teamsをどちらで起動するか選択します。今回はWebアプリを使って起動したいので「代わりにWebアプリを使用」をクリックします。(図4)
  5. WebアプリのTeamsが起動されます。(図5)

Web会議の流れ

メンバーもTeamsが起動できるようになったので、いよいよWeb会議を行っていきます。Web会議はあるメンバーが会議を開催して、その会議に他のメンバーが参加するという流れになります。この参加方法には招待されて参加する方法と自ら参加する方法の2つがあります。

Web会議を開催

まずはWeb会議を開催します。

  1. Web会議を開催するチームを選び(今回は「Web会議チーム」)、カメラのマークをクリックします。(マウスカーソルを置くと「今すぐ会議」と表示されます。)(図1)
  2. 「今すぐ会議」をクリックします。(図2)
  3. Web会議が開催されます。(図3)

Web会議に参加

つぎにWeb会議に参加します。まずは招待されて参加する方法からやってみます。

招待されて参加

TeamsではWeb会議にメンバーを招待する機能があります。この機能を使うことでWeb会議に招待して参加してもらう、つまり招待されたメンバー から見れば招待されて参加することが可能となります。 招待されたメンバーのTeamsからは通知が表示されたり、音が鳴ったりして、招待されたことがわかるようになっています。

招待する側

  1. 招待するメンバーを選んで参加を依頼します。参加を依頼するメンバーを選んで右クリックもしくは…をクリックします。「参加を依頼」と表示されるのでクリックします。(図1)
  2. 通常ではチームのメンバーが候補に表示されます。表示されていないときは、そのメンバーを検索して探します。検索窓の入力前は「他のユーザを招待」となっています。検索窓は1文字入力することで候補が現れるようになっています。(図2)
  3. 招待すると「通話中」と表示されます。ここで相手のTeamsが起動していないときなど通話ができないときは「連絡不可」となります。(図3)

参加する側(招待される側)

  1. Teamsに通知が表示されます。画像では伝わりませんが、このとき音も鳴っています。参加をクリックします。(図1)
  2. 会議に参加できました。(図2)

自ら参加

開催されている会議はTeamsの画面に表示されます。この表示されている会議に自ら参加することもできます。

  1. Teamsに表示されている会議の「参加」をクリックします。(図1)
  2. 「今すぐ参加」をクリックします。(図2)
  3. 会議に参加できました。(図3)

Web会議で共有

ここまでで音声や動画を使ったやりとりはできるようになりました。このままでもWeb会議を行うことはできるのですが、Teamsの共有を使うと例えば、どちらか片方のPCのデスクトップをお互いのTeams上に表示して同じ画面をみながらやりとりすることもできるようになります。ここからは共有の使い方を紹介していきます。

※ブラウザやライセンスの種類(有料/無料)によって共有の機能に制限があるようです。今回はブラウザはChrome、ライセンスは有料で共有した場合を紹介いたします。

  1. Web会議の画面上にマウスカーソルを置くと表示されるバーの中から、四角と矢印が描かれているマークをクリックします。(マウスカーソルを置くと「デスクトップを共有する」と表示されます)(図1)
  2. 画面共有のデスクトップ/ウィンドウをクリックします。(図2)

どの画面を共有するか選択します。あなたの全画面(=デスクトップ)、アプリケーションウィンドウ、Chromeタブの3つがあります。

  1. あなたの全画面(図1)
  2. アプリケーションウィンドウ(図2)
  3. Chromeタブ(図3)

当社ではこの他にもoffice365を使った業務改善のご提案をさせていただいております。
興味を持たれた事業者さまはぜひ当社の「office365担当」までお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

 

Microsoft Teamsを使った導入事例はこちらをご覧ください。